Почта без стресса: Как не «утонуть» в потоке электронных писем

2. Проверяйте почту с таймером
Теперь поработаем с чувством вины «весь день отвечал на письма — к делам не приступил». Письма — это тоже работа. Выделите на неё определенное время в расписании (например по 30 минут в начале и конце рабочего дня).

Задача — проводить в почте определенное, ограниченное количество времени. Последнее очень важно. Ограничив время на работу с почтой, вы сможете понять, сколько именно времени тратите в день на разбор писем, чтобы не создавать «завалы» и проверять почту ритмично.

Что сделать: заведите таймер на полчаса и обработайте только те письма, которые успеете за этот промежуток. К остальным письмам вернётесь в следующий интервал.

Приложения-таймеры: помимо телефонных есть таймеры для компьютера — кросс-платформенный PomoDone, мой любимый минималистичный Tomighty (Win, Mac), экологично-игровой Forest (iOS, Android), тайм-трекинговый Toggl.

4. Не используйте почту как список дел
Для этого придуманы специальные приложения и ежедневники. А привычка оставлять письма в качестве напоминания о том, что нужно сделать, как раз и приводит к почтовым завалам. Чтобы не переживать, что вы что-то забудете, приучите себя переписывать все задачи из писем в список дел. В каких-то случаях придется, как я называю это, «нашинковать письмо на задачки» (выделить сразу несколько дел по его результатам). Если вижу, что письмо увесистое и сходу не совсем ясно, что делать — именно такую задачу и завожу.

Что сделать: просмотрите заголовки писем за последнюю неделю, выберите те, которые требуют от вас каких-то действий, и составьте по их мотивам список дел. Если не ведёте список дел регулярно — просто запишите всё на бумаге (или посмотрите мой вебинар, там есть основы работы с такими списками).

Совет: Если вы пользуетесь электронным планировщиком дел, установите одновременно с компьютерной версией приложение для телефона. Это выход для тех, кто имеет привычку «просматривать» входящие на бегу — используйте тот же принцип и то же приложение, чтобы создавать задачи. На скриншотах — пример из todoist, которым пользуюсь я сам на всех устройствах и с помощью которого проверяю почту.

6. Мусор — удаляйте
Обратите внимание на те строки таблицы, где в колонке «Что нужно сделать» стоит только «удалить». Это письма, которые вы почти не читаете: рабочие обсуждения, которые вас не касаются или рассылки, на которые вы не могли не подписаться при регистрации (и забыли удалиться).

Что сделать: просмотрите письма за последнюю неделю, отпишитесь от неинтересных рассылок и попросите не ставить вас в копию в тех обсуждениях, которые вам не нужны.


7. Интересное — фильтруйте
Возможно, вы уделяете особенное внимание письмам от определённых адресатов, или вам важно как-то особенно быстро отреагировать на письма с большими вложенными файлами и т.п. Такие письма вы можете автоматически сортировать по папкам, помечать звездочками или пересылать на другие адреса с помощью стандартной функции фильтрации писем. Правильно организовать почтовый ящик помогут подробные инструкции по использованию фильтров Google и такое же руководство от «Яндекс».

Если вы точно знаете, что делать с письмами определенного типа, сформулируйте это в виде простой инструкции: «письмо от Ивана Иванова — пометить звездочкой» или «в письме приложение больше 10 мб — переслать на другую почту». Такие инструкции можно превратить в фильтры. Как минимум, сэкономите время на просмотр почты перед сном (если имеете такую привычку): вместо входящих — только действительно важное, а остальное подождёт до утра.

Что сделать: просмотрите список недавних писем и настройте фильтры в вашем почтовом сервисе. Подсмотреть удобные фильтры и подобрать необходимые вам, вы можете в моём блоге.